また、やってしまった…。仕事のミス減らすためにおすすめ方法。

働き方

第二新卒で転職成功した、もんたんです。

 

仕事をミスした時に

「ああ、私ってなんでこんなにできないんだろう…」

「先輩や上司に迷惑をかけたくないのに…」

「ミスを減らしたいのに、どうしたら改善できるのかわからない…」

と思ったことはありませんか?

 

転職して3ヶ月目の新人もんたんも、同じ状況に立っていました。

スケジュール調整クラウド上で行っていたのですが、ある時上司との打ち合わせをスケジュールに入れたと思ったら入れていなくて、約束をすっぽかしたことがありました。

上司にこっぴどく怒られたのですが、その時あろうことかクラウドのせいにしていました。

結局は自分の確認ミスが原因だったので、同じようなミスが多発し、なんども上司に怒られました。

 

そんなもんたんですが、ようやく一度注意されたら一度で改善できるように成長しました(泣)

ここまでたどり着くのにすごい時間もかかりましたし、とても辛かったです。

上司から「お前、この仕事向いていないから転職も考えた方がいいんじゃない?」とも言われたこともありました。

 

ミスをどうしたら減らせるのか?悩んでいる人多いと思います。もんたんも考え続けていました。

今回は、もんたんがどのようにミスを克服したのか、ミスを防ぐにはどうしたらいいのか?などをまとめました。

仕事でミスが多い人の特徴

完璧主義

完璧主義の人は、自分の理想よりもかけ離れた現状の結果に満足できず、必要以上に自分の責任だと責めてしまうことがあります。

完璧主義な人の多くは根が真面目。

「怒られないように完璧にしなきゃ」と肩肘貼って物事に取り組むので、一度ミスをしてしまうとまたミスを繰り返すのを恐れ萎縮してしまいます。

「この進め方でいいのかな?」「この考え方であっているのかな?」と自分を信じられず周りの顔色を伺ってしまいなかなか仕事が進みません。

そのため、目の間にやるべき仕事が複数溜まってしまいがち。

 

仕事に取り組もうとしても人の顔色を伺いながら行うので、注意散漫の状態で仕事に取り組んでしまうので、また同じミスが起きてしまいます。

「ミスを起こしたくない!」という気持ちは他人よりもとても強いのですが、逆に意識が強すぎて周りを冷静に見ることができなくなってしまっています。

 

もちろん自分が起こしたミスに対しての最低限の反省は必要ですが、いつまでもミスを引きずる必要はありません。

自分を追い込んだとしても、誰も喜びません。むしろ、あなたの苦しむ姿を見て同じように辛く思ってしまう人が増えるだけです。

 

ミスした時は、「なぜミスが起きてしまったのか?」の原因を掴み、ミスを起こさないための分析を行いましょう。

一度ミスを起こさないように改善することができれば、ミスの再発も防げます。

 

メモを見返していない

上司や先輩が指示していることに対してメモをとらなかったり、その時とったメモを仕事終了後に見返さないとミスが多くなります。

ドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウスによって提唱されたたエビングハウスの忘却曲線」では、無意味な音節を被験者に記憶させ、時間と共にどのくらい忘れたのかを検証しました。

結果は以下の通り。

・20分後には42%を忘れ、58%を覚えている。
・1時間後には56%を忘れ、44%を覚えている。
・1日後には74%を忘れ、26%を覚えている。
・1週間後(7日後)には77%を忘れ、23%を覚えている。
・1ヶ月後(30日後)には79%を忘れ、21%を覚えている。

 

なんと、1日経つと7割も忘れてしまっているのです。

だからこそ、自分のメモは毎日、昨日とったメモの内容を見返して置く必要があるのです。

上司や先輩に同じことを言われたら、もう二度と言われないようにするには、メモした内容を記憶に定着させることが必要になります。

メモの取り方にもポイントがあり、

・ポイントをまとめて書く
・書き方のルールを作る

この2つを行うことでメモを見返したときに、次の業務は何をすべきか、何に注意して取り組めばいいのかがすぐにわかるため、ミスも少なくなります。

 

メモは仕事をする上で、とても重要な役割をするアイテムの1つです。

これから何をすればいいのか?支持された意図通りに業務遂行できているのか?など、きちんと仕事ができたかをメモで確認することでミスを防ぐことができます。

ミスを上司に報告するのを恐れてはならない理由

 

https://twitter.com/nauchan0626/status/1049117503148843008

  • 使えないヤツだと思われたくない。
  • 上司にまた迷惑をかけてしまう。
  • 同僚たちにバカにされるのがいやだ…

というような理由で、上司への報告を避けたいと思っている人も多いかもしれませんが、仕事上のミスはできるだけ早いタイミングで行うのが基本です。

最初は小さなミスだったのにも関わらずミスを放置することで、被害が拡大する可能性があるからです。

報告を怠るほうが問題視される

職場ではミスが起こることは「当たり前」と思われています。

誰もがミスをする可能性はあるので、ミスをした後よりもどのような対応をしたかどうかが上司や先輩は見ています。

取引先の企業や顧客など相手先の企業がいる場合は、本人だけでは解決できないことがしばしば。

数字を一桁間違えて発注ミスしてしまった…など一見些細なミスですが、実際に一桁間違った量を発注してしまったとなると、多大な迷惑が関係者にかかってしまいます。

ミスが発覚した時点で対処すれば、そこまで大きな事態にならないので速やかに上司や先輩に報告することが大切です。

言い訳をしてもミスは減らないことに気づける

仕事のミスを報告する際に、自分を守るために言い訳や自分の思いを中心に伝えること、ありますよね。

自分に非がないということを伝えたい!ということはわかるのですが、仕事では客観的な事実のみを求められます。

もんたん自身もやりがちなのですが、「でも」や「しかし」が多い報告は言い訳や責任転嫁にしか聞こえず、上司や先輩の反感を食らうだけです。

ミスが起こってしまった以上、ミスをする前にとった行動がどうだったのか?は悲しいかな、あまり関係ないのです。

それよりも、起きてしまったことに対してどのように受け止め対応するのか?前向きな姿勢の方が上司からの好感を得られます。

何よりミスを一度乗り越えることによって「ミスを対処できた」という自信がつき、同じミスをしなくなります。

仕事上のコミュニケーションを学べる

仕事では客観的な事実が大切なので、長く話をする人は嫌われる傾向があります。

特に、仕事の報告や相談については、要点だけを伝えることが大切。

上司や先輩と話すことで、仕事上に必要な「伝わりやすいコミュニケーション」を学ぶことができます。

・いつ、どこで、何が起こったかを説明
・被害や損害の程度はどのくらいあるのか
・どのような対応を行い、現在の状況はどうなっているか
・今後の改善策や再発防止策について

など今後職場で同じミスが起こらないように、自分の感情を入れずに客観的な情報を説明していくことが必要になります。

ミスを防ぐための対処法

声出し確認で78%ミスが減る

ノッティンガム・トレント大学のクリストファー・アトキン氏が、イギリス心理学協会の定期カンファレンスにおいて“dailymail” にて報じられた研究にて、「独り言」を言いながら作業を行うと78%もエラーが減ったという結果が出ています。

 

自分が今何をしているのか、何を考えているのかなど思っていることをそのまま口にすることで、頭の中の情報が整理されていくのです。

「目」でしっかり確認して、声に出してそれを「口」にする。

 

独り言に抵抗がある方は、小声でもいいので確認するときは口に出してみてください。

先輩や上司に自分の癖を教えてもらう

自分がどうしてミスをしてしまうのか部分がわからない場合は、上司や先輩に聞いてみるのが早いです。

特にあなたの教育係りになっている人に相談してみると、やはり普段からあなたのことを観察しているのか、適切な回答が返ってくることが多いです。

ミスもそうですが、無自覚で発している悪い癖も聞いておいたほうがいいです。

もんたんの場合、「でも」「だって」という口癖がネガティブ思考を招いていると教えてもらいました。気づかないって怖いですね…。

事前に準備をしておく

仕事のミスを減らすのは、事前の準備が肝になってきます。

事前にスケジュールの見直しと次の日に行うことを頭に入れておくことで、当日焦ることなく仕事に集中することができます。

商談など人と話すことがある場合は、話す内容のイメトレをしておくなど、自分の力を最大限に発揮できる準備をしておくことが、ミスを防ぐことに繋がります。

ミスを他人のせいにしない

「だって」「でも」と自分を守るための説明をしたがる人に多いのですが、ミスを人のせいにしたり機械や物のせいにしてしまうと、

「自分のミスだ」っていう自覚がないので、また同じミスを繰り返す可能性があります。

特に確認不足のケアレスミスの場合、自分がやったわけではないと認めたくない気持ちが湧き出てしまいがち。

ミスを認めない習慣がついてしまうと、なかなか改善するのが難しくなってしまいます。

上司や先輩から言われたミスは、一旦受け入れて同じことをしないための対策を練っていきましょう。

チェックリストで抜け漏れミスを回避する

どうしても、確認ミスが起きてしまう…!というときは「チェックリスト」を作って、毎回確認していく癖をつけていきましょう。

例えば、書類作成のチェック項目として以下のように作成してみました。

チェック項目内容チェック済み補足事項
書類作成誤字脱字はないか☑️
「事務所」目線で書いているのか☑️
支持された意図通りか

もんたん自身が、書類作成のした時に上司に言われた項目です。

上司に支持された項目は全て入れることはもちろんですが、この他にも、

  • 書類作成において気をつけるべきことは何か?
  • あらかじめ必要なものは何か。
  • どんな手順で準備したら良いか。

など自分が間違えやすい部分はチェック項目に入れておくと、余裕を持って見直すことができます。

 

まとめ:ミスを防いで自信をつけよう

ミスを連発してしまうと、ミスをまたしてしまうのではないか…と怖くなってしまい自分への自信が失われてしまいます。

ミスに対する適切な予防策を練ってミスを乗り越えていきましょう!

コメント いつも読んでくださりありがとうございます。ご感想お待ちしています。

この記事を書いた人
もんたん

20代で4回転職を経験したアラサー女子。【経歴】新卒半年でクビ→ニート→事務職半年でクビ→個人事業主半年→ブログを始める→接客業を経験。
美味しいご飯には目がなく、お昼ご飯は必ず500円ランチの旅に出る。

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